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RGPD 2018 Peluquerías y Centros de Belleza: Cómo adaptarse

El cambio es inminente y afecta a la forma en que recopila y utiliza los datos de sus clientes. El RGPD, o Reglamento General de Protección de Datos, entrará en vigor el 25 de mayo y afectará a las empresas de toda España en todos los sectores, incluidos los salones de peluquería, los centros de bellezaby estética, los spas y las barberías.

¿Enviar correo electrónico o SMS o Whatsapp a los clientes?

Guardar información de los empleados, como su cheque de pago?

¿Guarda copias digitales o en papel de datos de clientes?

¿Tienes un sitio web o un servicio de reserva en línea

Si respondió positivamente a alguna de estas preguntas,debe actualizarse de inmediato y comprender qué debe hacer su salón: no es demasiado tarde  para actualizarse de cara al RGPD. 

Sabemos que puede ser difícil cumplir con todas las leyes y requisitos legislativos, pero creemos que los principios expresados en el RGPD son realmente importantes y que todos los salones de belleza deberán implementarlo correctamente. No importa si tiene 1 cliente o 10,000, si recopila datos personales, la legislación también aplica a su negocio.

Es por eso que hemos respondido algunas de sus preguntas más frecuentes para que no quede atrapado sin preparación.

¿Qué es exactamente el RGDP?

El RGPD es una nueva regulación destinada a fortalecer la protección de datos para reflejar la escala y la naturaleza cambiante de la economía digital. En resumen, el objetivo es proteger la privacidad del consumidor..
Mientras cuida a sus clientes en el salón, el RGPD se introduce para proteger la seguridad de sus datos.
No pánico: tomar el control de la protección de datos!
El RGPD se aplica a todos los datos personales que usted como peluquero /salón de belleza /esteticista o barbero tratan con respecto a sus clientes, tanto electrónicamente en el ordenador como en papel (por ejemplo, cuestionarios sobre la salud de los clientes).
Para simplificar, el RGPD cubre información personal del cliente almacenada en cualquier formato: primero debe revisar toda su información de contacto y cómo lo utiliza, incluyendo direcciones de correo electrónico, direcciones postales, números de teléfono y textos añadidos.

¿Cómo puedo cumplir con la legislación entrante?

Hay varias cosas que debe hacer para cumplir con el Reglamente General de Protección de Datos, ¡estamos aquí para ayudarle! Recuerde, estos cambios son una oportunidad para realizar una limpieza saludable y poner orden en su lista de clientes, refinándola de manera que contenga solo información verificada. También asegúrese de que su software de gestión cumpla con las nuevas pautas de el RGPD.

Estos son los puntos sobre los que debe actuar

  1. Crear una Política de Privacidad
  2. Asignar un Delegado de Protección de Datos (DPD)
  3. Eliminar datos de clientes obsoletos o antiguos
  4. Definir un grupo de edad de consentimiento
  5. Pídales a los clientes que confirmen su afiliación o membresía aceptando su política de privacidad
  6. Pida EXPLICITAMENTE el consentimiento para el opt in y recibir campañas de Marketing y Comunicaciones
  7. Permitir que los clientes se nieguen a dar su consentimiento en función de la recopilación de datos
  8. Ofrezca a sus clientes el derecho de ser eliminados de su base de datos
  9. Prepárese para administrar y enviar datos de clientes, si lo solicitan. La respuesta debe ser proporcionada por el Delegado de Protección de Datos (DPD) dentro de los 30 días posteriores a la solicitud. Deberás asignar a un DPD para tu salón.
  10. Mantenga un registro de todos los cambios realizados de sus clientes
Debe considerar que para los clientes existentes y para los que no tuvo consentimiento explícito por escrito para las actividades de marketing, debe solicitar su consentimiento nuevamentepara seguir enviando comunicaciones.
Además, también debe mantener un registro de Irregularidades de datos: Irregularidad de datos significa la pérdida, alteración o intercambio no autorizado de cualquiera de los datos personales de los clientes que llevan a cabo el programa. Esto puede ser intencional o accidental (imagínese, por ejemplo, cuando se descubre que un ex empleado copió ilegítimamente los datos o los datos personales). Tendrá que informar cualquier infracción dentro de las 72 horas posteriores al descubrimiento.
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Ecco come cambia con il GDPR il trattamento dei dati in salone

Puede parecer aterrador, pero sepa que Uala está aquí para ayudarlo a cumplir con los requisitos del RGPD paso a paso.

¿Cómo te ayuda Uala?

La normativa GDPR va a tutelare i dati salvati e memorizzati negli archivi riguardo le informazioni dei clienti e introduce un livello di sicurezza maggiore. Questo cosa significa?

Ha llegado el momento de abandonar los viejos métodos con notas de papel y sistemas de archivo manual.
Afortunadamente, hemos hecho algunos cambios en nuestro software de gestión (Recibirá estos cambios GRATIS  con la próxima actualización de GESTIÓN) que le ayudará a moverse con las herramientas digitales más fácilmente. Estos cambios también lo ayudarán a cumplir con los requisitos clave de RGPD mencionados anteriormente. Estos cambios ahora incluyen la capacidad dedefinir exacta y detalladamente qué suscripciones ha proporcionado el cliente para recibir comunicaciones de marketing, por correo electrónico, SMS, teléfono y correo.

También puede cancelar el registro de clientes de forma rápida y sencilla, y puede archivar la aceptación de la política de privacidad digital en su sistema Uala y mucho más.

Estos son solo algunos ejemplos de cambios en su sistema UALA que lo ayudarán a cumplir con sus requisitos RGPD. También hemos creado una guía completa que puedes descargar.

¿Hay alguna otra restricción que deba respetar?

Sí. Según lo indicado por la ley, los datos deben procesarse de manera segura (con protocolos de comunicación encriptados, por ejemplo) y se deben adoptar medidas de seguridad para evitar el robo de datos (en este caso, todos los clientes deben ser notificados que alguien ha robado su información).
Por esta razón, es esencial tener copias de seguridad automáticas de las tarjetas digitales de información del cliente, formularios personalizados y herramientas que permitan la eliminación y la anonimización para respetar el derecho a ser olvidado. Si no hay restricciones legales (por ejemplo, el mantenimiento de los datos por razones fiscales) se le requiere eliminar la información recogida, o que puedan identificarse después de un tiempo razonable (aunque no se indica en nuestra industria puede interpretarse en un lapso de 12 24 meses).
Además, según el RGPD, los menores de 16 años representan un caso particular: se necesita el consentimiento de un padre o tutor para preservar y utilizar los datos personales de menores. Crea una lista separada de todos tus clientes que son «niños».

¿Es obligatorio adaptarse? ¿Cuáles son los riesgos?

Es obligatorio ponerse al día. La legislación se acerca rápidamente y entrará en vigor el 25 de mayo. El RGPD otorga a los salones de belleza la responsabilidad directa del cumplimiento: en otras palabras, usted es el único responsable del ajuste. Los salones que no cumplan con los requisitos estarán sujetos a daños y multas de hasta el 4% de la facturación total de la compañía. Estas son solo algunas sugerencias para ayudarlo a prepararse para RGPD.
También nos embarcamos en un curso especial de capacitación en RGPD en línea para cualquiera que quiera capacitarse sobre nuevas características: se anunciará en las próximas semanas. Envíe un correo electrónico al servicio de atención al cliente para reservar su capacitación.

Pruebe Uala: nuestro equipo estará encantado de aconsejarle sobre cómo trabajar de manera más eficiente y cumplir con el RGPD en muy poco tiempo. Deje sus preguntas en los comentarios, envíenos un mensaje por chat o escríbanos a nuestros expertos por correo electrónico.

En Uala, hemos trabajado arduamente para que todos los servicios tecnológicos y el software sean adecuados para cumplir con las normas introducidas con el GDPR. Hemos trabajado para garantizar que los datos del usuario se procesen de forma segura, mediante la introducción de nuevos sistemas de registro con consentimiento expreso, el ahorro digital de consentimiento de forma segura, el derecho a cancelación, rectificación, anonimización, la regulación del procesador de datos, el política de privacidad y el DPO que se indicará en el salón. Puedes dormir tranquilamente, hemos organizado todo para que trabajes sin preocupaciones y te proporcionemos un 100% de seguridad de que los datos se tratan de acuerdo con las reglas.

En los próximos días pondremos a su disposición estas nuevas características y explicaremos cómo usarlas.

¿Quieres más información? Contáctenos al (+34) 917 37 32 23 o escríbanos por correo electrónico.
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